Initiatives des Productions Scientifiques, Culturelles et humanitaires (« Initiatives-PROSCH »)

Appel à candidature pour le recrutement d’une

Assistante de Direction (AD)

Réf : I-PROSCH/001/01032016/RAD

Poste : Assistante de Direction

Lieu d’affectation : Conakry

Durée de contrat : 6 mois, renouvelable sur la base de la qualité de prestation et de la disponibilité budgétaire.

Langue de travail : Français ;

Parler à la fois couramment ces 3 dialectes (Pular, Sussu et Maninka) est très considérable.

Entrée en fonction : Immédiatement après avoir réussit le test

Date limite de dépôt de candidature : lundi 21 mars 2016

Numéro de contact pour le dépôt de dossier de candidature : (+224) 620-149-390

Préambule

« Initiatives-PROSCH » est une ONG de développement dont l’objectif fondamentale consiste à créer un cadre de concertation où se regroupe un corps multidisciplinaire pour un apprentissage et partage de compétences et d’expériences afin de renforcer les capacités locales dans le domaine de la production scientifique, culturelle et humanitaire. Pour atteindre ses buts, « Initiatives-PROSCH » développe du savoir pratique et fournis des appuis techniques en matière de conseils et formations aux organisations et agences qui le sollicitent.

Dans le cadre de l’optimisation de ses ressources humaines, « Initiatives-PROSCH » lance cet appel à candidature pour le recrutement d’une assistante de direction.

Description du poste

L’assistante de direction relèvera du compartiment administratif et technique du Bureau Exécutif des

« Initiatives-PROSCH ». Elle est placée sous l’autorité du directeur « Initiatives-PROSCH ». L’assistante de direction aura pour principales missions et responsabilités :

 Assister le directeur des « Initiatives-PROSCH » quotidiennement dans l’exercice de ses fonctions en exécutant toutes les taches professionnelles qui lui seront confiées.

 Dresser les PV, les rapports et comptes rendus de toutes les réunions et ateliers pour le compte redus des « Initiatives-PROSCH  » ;

 Assurer la gestion comptable de la caisse et élaborer des rapports financiers sous la direction du Directeur « Initiatives-PROSCH » ;

 Produire des courriers et assurer la gestion des correspondances des « Initiatives-PROSCH » ;

 Définir et tenir à jour les outils de suivi du fonctionnement du Bureau des « Initiatives-PROSCH » ;

 Effectuer l’indexation, le classement et l’archivage des tous les documents d’Initiatives-PROSCH et mettre en place une démarche qualité (corrections, amélioration, mise en conformité…) ;

 Participer à l’organisation des réunions, ateliers, sessions de formation, séminaires (…) dans lesquels

« Initiatives-PROSCH » est impliquée ; Assurer le secrétariat de ces sessions ;

 Planifier et assurer la gestion de la logistique des « Initiatives-PROSCH » ;

 Appuyer à la gestion du personnel et participer à l’acquisition des biens et services ;

PROFIL DE LA CANDIDATE

Education

 Etre titulaire d’un diplôme d’enseignement supérieur (licence, maîtrise) ou professionnel ou tout autre diplôme équivalent : science économique ou gestion, science politique, sociologie, droit, administration des affaires.

Compétences et qualifications nécessaires

 Avoir une parfaite maîtrise du français, maîtriser les normes rédactionnelles et avoir une qualité rédactionnelle (rapports) et un esprit d’analyse et de synthèse (compte-rendu) remarquable ;

 Capacité d’autonomie, d’organisation et sens discrétionnaire ;

 Bonne connaissance et maîtrise de l’outil informatique notamment Word, Excel, PowerPoint, internet et Outlook : Ce point est fondamental. Une bonne aisance face aux technologies de l’information et de la communication (Smartphone, tablette, Internet, Facebook, Twiter…) est très utile ;

 Maîtriser les méthodes de classement et d’archivage ;

 Avoir une bonne connaissance du milieu et du fonctionnement des ONG ; Connaître les acteurs institutionnels et associatifs (société civile);

 Capacité à travailler en équipe, bon esprit relationnel et facilité de communication à l’écrit et à l’oral.

La capacité à animer une réunion est un atout. Ces qualités sont requises (aisance relationnelle, réactivité et esprit d’initiative, sens du service public, réactivité, rigueur, autonomie et disponibilité, sens de la planification, capacité d’écoute et d’analyse, capacité à rendre compte, capacité à s’adapter à tout public) ;

Exigences particulières

 Etre immédiatement disponible

 Etre capable de travailler sous pression

ACTE DE CANDIDATURE

Les candidates intéressées par cet avis de recrutement peuvent faire acte de candidature de deux manières :

  1. Envoyer un email à l’une des adresses mail suivantes : iprosch@initiatives-prosch.com / iprosch2009@outlook.fr avec pour objet « candidature au poste d’assistante de direction » ;
  2. Envoyer leur dossier sous pli scellé portant la mention « Candidature au poste d’Assistante de Direction « Initiatives-PROSCH » ». Le dossier doit être déposé au bureau de SOGUIMARCOM, sis au quartier Almamya II au 3ème étage dans le bâtiment abritant la radio liberté FM situé juste avant l’ambassade de France en venant du Port Autonome de Conakry (PAC);

Le dossier de candidature doit comprendre :

 Une lettre de motivation signée par la candidate ;

 Un CV détaillé et signé ;

 Une copie certifiée conforme du diplôme d’enseignement supérieur ou professionnel ou équivalent ;

 Un certificat de résidence datant de mars 2016 et six références (3 professionnelles et 3 personnelles)

Une présélection sera faite sur la base des conditions éditées du présent avis. Un entretien et un test seront fait à l’intention des présélectionnés. La confirmation de l’embauche est conditionnée par une période d’essai.

Toutes les candidates présélectionnées seront informées par Email quelque soit la suite de leur dossier

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Guineematin