La gestion des relations de services est une nécessité très vitale pour la bonne marche des activités de l’entreprise. Au sens large de la présente politique, le terme « grief » signifie une grave insatisfaction ou plainte soulevée par le personnel (y compris les stagiaires, les collaborateurs et autre personnel) qui peut concerner :
- leurs conditions d’emploi,
- la situation professionnelle,
- leurs relations professionnelles,
- l’environnement de travail ou toute autre chose désagréable ressenti dans son lieu de travail.
Les présentes politiques et procédures sont adoptées et publiées par notre entreprise à l’intention du personnel et les collaborateurs qui sont tenus de prendre connaissance de ses dispositions et de toute modification et les avoir comprises. Lorsqu’ils ne sont pas sûrs quant à la manière de procéder, ils doivent demander l’avis d’une personne compétente, notamment leur supérieur hiérarchique.
Objectifs :
- La finalité de cette politique et procédure est de préciser les règles relatives aux griefs pouvant être soulevés par le personnel et les membres de la gouvernance de l’entreprise.
- Les présentes mesures visent à s’assurer que le personnel et les membres de la gouvernance de l’entreprise disposent d’un moyen efficace de rapporter des griefs tels que définis dans la présente politique.
- Ces politiques donnent des mesures du possibles pour des résolutions locales à l’amiable des griefs tels que définis dans ces présentes procédures.
LES PRINCIPES GENERAUX DE RESOLUTION DES GRIEFS
Les principes généraux de résolution des griefs sont entre autres la neutralité, impartialité, Confiance des parties prenantes, la responsabilité hiérarchique, Confidentialité, Protection de la vie privée, les informations détenues, la responsabilité des supérieurs hiérarchiques.
LE MECANISME DE RESOLUTION DES GRIEFS
Résolution informelle et/ou pendant le processus d’évaluation
La plupart des griefs peut être résolue rapidement lors d’une discussion informelle avec la ou les personnes(s) impliquées et/ou avec le supérieur hiérarchique et/ou pendant le processus d’évaluation formelle.
Guineematin.com attend des membres de son personnel qu’ils tentent, dans la mesure du possible, de soulever leurs griefs de manière informelle avec leur supérieur hiérarchique et/ou pendant les procédures d’évaluation.
Il est de la responsabilité du supérieur hiérarchique de discuter en toute confiance des préoccupations du personnel concerné et de tenter de répondre à ces préoccupations. Le supérieur hiérarchique peut être amené à effectuer certaines recherches avant de prendre une décision. Les Ressources Humaines au siège peuvent être sollicitées en vue de fournir d’autres conseils et orientations sur la résolution informelle des griefs soulevés. Le supérieur hiérarchique et/ou les Ressources Humaines au siège doivent informer le personnel concerné du résultat verbalement ou par écrit.
La médiation
La deuxième étape a lieu seulement si la première étape échoue. L’une des parties peut demander que le grief soit traité par médiation entre les parties via un tiers faisant partie du personnel de l’entreprise. Les parties doivent alors se rencontrer pour tenter de résoudre le différend, au besoin avec l’aide du tiers désigné comme médiateur.
Si le processus de médiation aboutit à un résultat acceptable pour toutes les parties, le processus officiel de règlement des griefs peut être clos, ce qui sera confirmé par le médiateur par écrit au personnel concerné. Si aucune solution mutuellement acceptable n’est atteinte par la médiation, l’étape 3 du mécanisme de résolution de grief sera mise en œuvre.
L’arbitrage
Si les points 1 et 2 ne résolvent pas l’affaire ou sont inappropriées, le personnel concerné doit soumettre son grief écrit, daté et signé en remplissant le formulaire individuel de grief, avec la documentation pertinente, à son supérieur hiérarchique et/ou le Coordinateur.
La déclaration écrite de grief devra indiquer la nature du grief, l’énoncé de la demande et devra comprendre :
- L’indication que la procédure formelle de règlement des griefs est invoquée
- Les mesures informelles, le cas échéant, prises par l’employé pour résoudre le problème ;
- La brève description des raisons de la plainte, en particulier les faits, les dates et les noms des personnes impliquées ;
- L’indication du résultat recherché par le personnel concerné.
A compter de la réception de ces informations, le supérieur hiérarchique et/ou le Coordinateur doivent organiser une rencontre avec le personnel concerné pour discuter du grief. Un représentant des Ressources Humaines au siège peut être impliqué si demande en est faite et que cela est jugé pertinent.
Si le grief n’est pas résolu, le grief peut être porté au niveau suivant et le Responsable siège des ressources humaines sera disponible pour toute question ou préoccupation concernant le grief soulevé.
Après réception du grief écrit, une enquête sur le grief sera diligentée par le Coordinateur de la société ; le processus étant soutenu par un représentant des Ressources Humaines au siège.
Les modalités de l’enquête dépendront de la nature du grief.
L’enquête est impartiale et objective et peut inclure : rassembler les informations pertinentes, en interrogeant le plaignant, la ou les personnes à l’origine du grief, tout superviseur/supérieur hiérarchique impliqué dans les phases précédentes et les témoins éventuels ; rassembler des preuves écrites pertinentes et prendre des déclarations, le cas échéant.
L’enquête comprend normalement une réunion avec le plaignant dans les meilleurs délais suivant la réception du grief écrit officiel.
Au terme de l’enquête et une fois les conclusions portées à la connaissance du supérieur hiérarchique qui examine le grief, ce dernier décidera, en lien avec les Ressources Humaines au siège, des mesures à prendre, s’il y a lieu, et organisera une réunion finale relative au grief avec le personnel concerné.
Le Directeur ou les ressources humaines au siège confirmeront au personnel ayant soulevé le grief la décision par écrit dans les meilleurs délais suivant la réunion finale relative au grief. Si le grief concerne un autre membre du personnel, il sera également informé de la décision dans le même délai. Le responsable siège des ressources humaines veillera à ce que toute mesure spécifiée prise soit mise en œuvre, surveillée et examinée au besoin.
Selon les circonstances et la complexité/les détails de l’enquête, le Coordinateur et le Responsable siège des ressources humaines peuvent juger nécessaire de produire un rapport résumant les conclusions de l’enquête, avec l’accord des parties. Lorsque nécessaire, en raison de la nature du contenu du rapport (par exemple, lorsqu’un grief est dirigé contre plusieurs personnes ou lorsque le rapport contient des renseignements personnels sur l’employé ou d’autres personnes), un extrait du rapport peut être fourni seulement.
Toute recommandation visant d’autres actions à mettre en place sera clairement indiquée dans ce rapport. Ces recommandations doivent indiquer, le cas échéant, qui est chargé de veiller à ce que toute action ultérieure soit menée dans les délais impartis.
Dans certaines circonstances, au cours de l’enquête, il peut devenir apparent qu’il est plus approprié que la procédure disciplinaire formelle soit invoquée par certains intervenants.
L’Enquête interne
Après réception du grief écrit, une enquête sur le grief sera diligentée par le Coordinateur de l’entreprise ; le processus étant soutenu par un représentant des Ressources Humaines au siège. L’enquête comprend normalement une réunion avec le plaignant dans les meilleurs délais suivant la réception du grief écrit officiel dans le souci d’aboutir à une résolution fiable.
Conakry, le 28 mai 2024
Nouhou Baldé
Administrateur Général de Guineematin.com
