Appel à candidature : TDR Assistante de Programme

Sous la supervision des Responsables des Programmes, l’Assistante apporte un appui administratif et logistique aux Programmes et une aide à la recherche. Il ou elle est responsable des tâches ci-dessous :

Appui administratif et logistique :

• apporter un appui administratif et logistique à l’organisation de réunions, régionales et nationales. Cette tâche inclut le travail de liaison avec les organisateurs locaux et les participants, un appui logistique aux invités, la préparation des documents nécessaires et l’accompagnement de personnels en mission ;
• organiser les déplacements des personnels des Programmes et des collaborateurs externes, préparer les formulaires d’autorisation de déplacement, enregistrer les factures et assurer le suivi des règlements ;
• organiser des réunions et des réceptions officielles, se charger de tous les préparatifs nécessaires (liste des invités et des participants, invitations, restauration, documentation de travail, équipements spéciaux) 
• préparer les convocations et d’autres courriers administratifs ; préparer les   documents et les dossiers de réunion pour le personnel et les participants ; répondre aux demandes de ces derniers en matière d’organisation et aider au suivi des activités ;
•  Pour les ateliers, identification des participants, le dispatching des courriers (lettres d’invitations,TDRs et autres agenda) pour les atelier qui se tiennent à Conakry notamment, ou l’envoi de mails d’invitation en prélude aux ateliers. La vérification des éléments logistiques (kit de formation, matériels,) et didactiques (la revues des modules élaborés par les formateurs et consultants, la mise en forme-reliure d la documentation pour les participants, faire les photocopies, etc)
• Pour les réunions : organiser les RDV de réunions concernant les programmes et veiller à établir un plan d’occupation de la salle de réunion.
• organiser et gérer des dossiers et des archives ;
• rédiger des notes et des rapports de réunion ;
• assurer la coordination avec les autres programmes de l’ONG en vue d’un partage d’informations ;
• aider au suivi du budget.
• Assurer le secrétariat​
• assurer l’accueil, et la gestion des courriers A/D​

Aide à la recherche :

• compiler, résumer et saisir des données sur les sujets des programmes 
• tenir à jour un corpus électronique d’études, de rapports et de recherches sur les  sujet des projets(produits notamment par des universités, des centres de recherche et des organisations internationales) ;
• contribuer à l’actualisation du site web de l’Ong.​

Elaboration et mise en œuvre d’outils de gestion et de communication :

• proposer et élaborer des outils de gestion de projet visant à faciliter les travaux des Programmes, son organisation et la mise en œuvre de ses activités ;
• élaborer et tenir à jour un fichier de contacts pour les Programmes ;
• élaborer des outils pour faciliter la collecte de données pour les rapports d’activité des Programmes ;
• préparer des présentations PowerPoint et d’autres supports de communication sur les activités des Programmes ;
• contribuer à développer la communication et la couverture dans les médias sociaux ;
• appuyer les efforts d’analyse comparative et de contrôle des performances menés par les Programmes.
• Assurer les autres tâches qui lui sont confiées.​​

Compétences :

• Professionnalisme : faire preuve de conscience professionnelle et d’efficacité dans la réalisation des engagements, le respect des dates butoir et l’obtention de résultats ; faire preuve de ténacité face aux problèmes difficiles et aux défis ;  ;  
• Communication : s’exprimer clairement et efficacement à l’oral comme à l’écrit ; savoir écouter les autres, faire preuve d’ouverture en diffusant les informations et en tenant chacun informé.
• Connaissance de l’Organisation : savoir faire état de ses connaissances sur l’Organisation et intégrer ses objectifs.
• Connaissances technologiques : se tenir au courant de l’évolution des technologies ; comprendre les possibilités et les limites d’application des technologies au travail administratif ; chercher activement à faire usage des technologies dans les tâches qui s’y prêtent ; avoir la volonté d’apprendre de nouvelles technologies.
• Travail d’équipe : travailler en collaboration avec les collègues à la réalisation des objectifs de l’Organisation ; avoir envie d’apprendre des idées et de l’expertise d’autrui ; appuyer les décisions finales du groupe et agir en conséquence, y compris quand ces décisions ne reflètent pas totalement son opinion propre ; mettre en avant les réussites de l’équipe et partager la responsabilité des imperfections.
• Orientation partenaire : établir et maintenir de bonnes relations avec les partenaires, les collaborateurs externes et les collègues.
• Volonté d’apprendre en permanence : chercher activement à s’informer des dernières évolutions du domaine pertinent et à développer ses propres compétences.

Exigences de qualification et d’expérience : 

• Au moins trois années d’expérience dans un poste d’assistante de programmes ;
• solide expérience du travail dans les ONG. 
• expérience avérée de l’organisation de réunions et d’événements ;
• connaissance pratique avérée du traitement de texte, des applications de base de données et de l’utilisation d’Internet pour le recueil et la diffusion d’informations ;
• connaissance pratique avérée de l’utilisation des outils de gestion de projet ;
• parfaite maîtrise et excellentes compétences de lecture et d’écriture en français, des connaissances en anglais sont souhaitées.

 Dépôt de candidature

Dossier : lettre de motivation, diplômes, attestations de travail ou tout autre document justifiant l’expérience. Le tout dans une enveloppe fermée avec la mention du poste et adressée au Directeur exécutif.

Date limite de dépôt : 15 novembre 2019

Lieu : Cecide   Kipé Dadya (Route de la Maison de la Presse à 300m)

Tél. : 629006505/629006503